Au cabinet médical en ce moment, il y a du mouvement. Et plein de nouvelles remplaçantes et de nouveaux remplaçants. Alors pour simplifier un peu les choses, j’ai voulu faire une check-list des choses à savoir au niveau organisation du cabinet, que je peux redonner ensuite à tous les intervenants du cabinet, internes ou qui remplacent.
Une fois de plus, le #DocsTocToc a été magique, j’ai eu plein de suggestions et de bonnes idées, alors voilà le plan général… ça peut servir aux remplacé.e.s pour faire pareil, ou aux remplaçant.e.s pour vérifier qu’ils ont les infos avant de commencer le rempla.
Un grand merci aussi à ma nouvelle remplaçante qui avait une check list à elle quand elle est venue voir les locaux, et qui m’a donné l’idée.
1/ la base
- clé du cabinet
- code CPS, code ordinateur, code logiciel. code de déblocage de la CPS si besoin
- numéro de la hotline du logiciel
- numéros de téléphone / de fax / numéros internes pour communiquer avec la secrétaire / les collègues
2/ organisation
- qui fait le ménage? quel jour/ quelle heure de passage pour le ménage?
- secrétariat : horaires de la secrétaire, secrétariat téléphonique, comment transférer la ligne, code pour consulter le télésecrétariat
- courriers : qui ouvre? système de classement? scanner? y a-t-il des mails à relever? des fax?
- qui ouvre/ ferme le cabinet? faut-il fermer les volets? système d’alarme?
- poubelle à sortir
- où est le disjoncteur?
- comment on mange? Où sont les toilettes?
3/ Matériel
- médicaments d’urgence
- matériel médical : ECG? doppler foetal? lecteur glycémique? chambre d’inhalation? mètre ruban, toise à bébé, autre matériel (chez nous par exemple le sensory baby test), matériel stérile (et quelle stérilisation?), matériel pour frottis, pots à ECBU, ecouvillons… O2? Défibrillateur le plus proche?
- consommables : où sont les réserves? (drap d’examen, essuie mains, compresses, streptatests, kits de suture, strips…)
- frigo? vaccins d’avance? Colle médicale? autre?
- papeterie et administratif : ramettes de papier pour l’imprimante, stylos, piles et ampoules de rechange, cartouches d’imprimante, rouleaux pour lecteur cartes bancaires
- formulaires : où sont les feuilles de soins / arrêts de travail / ordonnances / formulaires de déclaration de grossesse etc
- y a-t-il des bonbons / gâteaux planqués quelque part? du café?
- papier toilette / savon
(ou alors on fait par tiroir : contenu du tiroir 1/ tiroir 2…)
4/ Fonctionnement des machines
- logiciel médical : idéalement vu ensemble, ou mode d’emploi laissé. quelle identification du remplaçant? numéro de la hotline +++
- feuilles de soin : CSP du remplacé? (mais normalement pas le droit). Paramétrage de la CPS du remplaçant? Utilisation FSP? télétransmission à faire? consignes particulieres? (chez nous on met « medecin de substitution » pour tout le monde, la moitié des patients ne savent pas avec quel médecin du cabinet ils ont signé)
- lecteur de CV : mode d’emploi succinct, piles? chargeur?
- lecteur de cartes bancaires si existe
- téléphone, surtout si standard ou plusieurs téléphones
- connexion internet : codes, localisation de la box / du routeur, numéro de la hotline
- ECG : mode d’emploi
- Guide de dépannage de base
5/ Fonctionnement médical
- habitudes du remplacé pour le paiement, le tiers payant
- créneaux pour les visites? Où sont notées les consignes pour aller chez les gens? nombre d’IK à compter?
- EHPAD : code pour en sortir (1234 ou l’année en cours ou une version inédite!), code du logiciel. Passer CV ou laisser FSP?
- organisation du planning : jours et horaires de consultation, possibilité d’adapter le planning (ou pas), nombre de consultations par jour.
- pratiques particulières : infiltrations, pose DIU / Implant, acu, homeo, hypnose, IVG med…
- correspondants habituels
- où est le labo le plus proche? le cabinet de radiologie? l’hôpital / les urgences?
- qu’est ce qu’on fait des résultats bio? comment ils arrivent? Intégrés dans le dossier ou pas?
- idem pour les courriers
6/ transmissions médicales
- cahier de transmission? dans quels cas transmettre, à qui?
- dans les dossiers, penser à noter qui gère l’INR (le patient / l’IDE / la famille / qui appeler si problème), ou les coordonnées du spé qui suit tel patient avec une pathologie importante (genre « c’est l’hémato qui gère les résultats de Monsieur A qui a une leucémie »)
- patients en cours de prise en charge avec des éléments importants (Madame B est en soins palliatifs, famille au clair / Monsieur C est sourd, le téléphone c’est par SMS seulement/ appeler monsieur D quand on aura ses résultats…)
La liste est évolutive, n’hésitez pas dans les commentaires à faire vos suggestions!
Bonnes vacances aux remplacé.e.s, bon courage aux remplaçant.e.s… et vice versa 🙂
Un.e remplaçant.e c’est pas un.e sosie, je sais! mais c’est l’occasion de mettre le lien vers ces merveilleux montages de Cali Rezo http://www.calirezo.com/site2015/histoire-de-genes/
Farfadoc 