Ça fait des années que ma secrétaire travaille au cabinet médical. Elle était là avant moi. Elle est gentille, a envie de bien faire, est sensible à la détresse des gens.
Alors comment lui dire que ce n’est plus possible? Que je préfère quand elle est en vacances, parce que j’ai moins peur pour l’organisation de ma journée? Qu’elle a plein de qualités personnelles, mais que ça ne remplace pas les compétences professionnelles?
Je me sens terriblement méchante de dire ça. Mais à la longue, c’est usant.
Plusieurs fois par consultation, mon téléphone sonne "Farfa? Euh.. oui… euh…" Elle ne filtre rien, me passe tous les patients qui le demandent. Pas agréable pour le patient assis en face de moi, et pas facile pour rester concentrée.
"Farfa? Euh, oui, euh, c’est madame Corneille, je te la passe". (Madame Corneille veut juste un rendez-vous pour les 6 mois de sa fille.)
"Farfa? Euh, oui… euh… je te passe madame Faucon". (Madame Faucon a perdu son ordonnance de pilule et a besoin d’un duplicata. Un message aurait suffi.)
"Farfa? Euh, oui…euh… c’est la maman du petit Timeo. Alors, la semaine dernière il était un peu enrhumé, et maintenant il est toujours enrhumé, et ça coule vert, et il tousse un peu. Alors au début il toussait sec, et puis maintenant il tousse gras, et il a pleuré toute la nuit, et il avait 37,2° ce matin, mais à 16h il avait 38,7°, et la maman lui a donné du doliprane, et là il a 37,4° mais elle est inquiète, elle voudrait un rendez-vous, alors je fais quoi?" (Ben par exemple tu lui donnes un rendez-vous à 18h, là où il reste de la place, quoi!)
"Farfa, euh… oui…. alors… il y a un monsieur qui arrive dans la salle d’attente, c’est abominable, il est vraiment dans la souffrance… tu peux le voir entre deux?" (Trentenaire, réveillé le matin même avec un torticolis, ne se plaignait pas plus que ça, n’avait même pas pris un paracétamol.)
"Farfa? Euh, oui…euh…c’est madame Hulotte, elle a récupéré son fils à l’école et il a très très mal à la gorge, y’a plus de place, mais elle peut l’amener?" (Le fils Hulotte a 16 ans, pas de problème de santé particulier, alors non, je ne vais peut-être pas le voir en urgence pour une pharyngite.) (Quand je disais que ma secrétaire était sensible à la détresse des gens, des fois c’est un peu trop…)
"Farfa? Euh…oui… alors… oui, euuuh… Je t’ai rajouté une consultation ce soir à 19h30 pour deux frères, la maman avait absolument besoin de leur certificats de sport parce que si elle ne les inscrit pas demain ils ne pourront pas aller à la piscine, mais elle a dit qu’il n’y en avait pas pour longtemps et qu’un seul rendez-vous suffirait". (Oui… mais non, là, ça va pas être possible!)
"Farfa? Ah oui, Monsieur… euh, Monsieur Hibou a appelé pour son INR. Alors j’avais eu le fax, alors je lui ai dit que c’était bon et qu’il pouvait continuer pareil, parce que, euh… il était à 2,5" (Vouiiii… enfin monsieur Hibou a une valve mécanique, alors 2,5 pour lui c’est pas assez. Et même si c’est gentil de vouloir aider, ça ne fait pas vraiment partie de ton boulot d’interpréter les résultats toi-même…) (1)
"Farfa? Euh… oui, euh… Madame Pinson, qui a rendez-vous à 18h30 a appelé. Alors, euh, elle aura une bonne demi-heure de retard. Elle voulait annuler le rendez vous, mais je lui ai dit qu’elle devait venir quand même." (Mais pourquoi? Juste pour m’empêcher de rentrer chez moi à une heure raisonnable?)
Des fois, ce n’est pas par téléphone. Elle me cache des petites blagues dans le planning, c’est comme une chasse au trésor. Comme je deviens méfiante, je contrôle quasi tous les rendez-vous.
C’est comme ça que j’ai vu apparaître un rendez-vous dans trois jours pour monsieur Faisan. Pour "douleur dans la poitrine depuis 7 jours". 55 ans, fumeur, hypertendu, bon candidat à l’infarctus… Je l’ai rappelé pour le voir plus tôt.
De temps en temps, je passe au secrétariat entre deux consultations, récupérer un papier ou passer un message.
Parfois, elle en profite pour me demander un renseignement au sujet de mon planning , du rendez-vous d’un patient ou d’un compte-rendu. Le téléphone sonne. Elle le laisse sonner, sonner, sonner, continuant de parler avec moi. Le téléphone finit par s’arrêter de sonner, elle n’a pas répondu.
Je suis déjà arrivée pendant qu’elle lisait le compte-rendu d’une consultation chez le gastro-entérologue à la mère d’un patient. "Oui mais c’est sa mère!" Oui. Mais il a 25 ans.
Rebelote un peu après. "Oui, votre mari a bien rendez-vous cet après-midi avec le docteur farfadoc, c’est à 14h30". Oui. Mais c’est son futur ex-mari, c’est la guerre entre eux, il a des problèmes d’alcool… Secret médical, on ne peut rien dire!
Parfois, j’ai aussi les commentaires des patients. Sur l’accueil téléphonique parfois bien peu aimable. Sur les questions intrusives "mais pourquoi vous voulez un rendez-vous?" Sur les conseils qu’elle a donné à madame Alouette d’essayer l’aromathérapie.
Bien sûr, j’ai commencé par me dire que ça venait de moi, que mes consignes n’étaient pas claires. On a beaucoup discuté, de ce qui allait et de ce qui n’allait pas, du secret médical, des critères d’urgence pour les consultations, de la gestion du planning.
C’est là qu’est apparu le deuxième effet KissCool. Les consignes, il faut les fignoler, sinon, y’a des surprises.
Exemple : "Les certificats médicaux, c’est jamais une urgence. Même s’ils ont compèt le lendemain, même s’ils en ont besoin pour les inscriptions. Ils auraient dû s’y prendre avant. Donc pas de consultation pour un certificat médical sur un créneau de consultation réservé pour la journée."
Résultat, une patiente s’est retrouvée à avoir rendez-vous trois jours après avoir appelé pour un certificat. De coups et blessures.
Mon "Quand le téléphone sonne, il faut répondre." n’était pas assez précis. Elle décrochait mais continuait sa conversation avant de s’occuper du téléphone décroché depuis 10, 15, 30 secondes.
Après plusieurs ajustements on est arrivé à : "Quand le téléphone sonne, il faut décrocher, dire bonjour-cabinet-médical-farfadoquien, dans l’idéal avec le sourire. Le cas échéant, il faut préciser qu’on va mettre la personne en attente, et la mettre en attente de façon à ce qu’elle n’entende pas la conversation en cours."
Là, je crois qu’on est bien.
Plus difficile, le "Ça, c’est les créneaux réservés pour les urgences du jour. Donc il ne faut pas les donner des jours à l’avance, parce que sinon, la journée est complète avant même de la commencer".
Madame Toucan a appelé le jeudi pour une grosse crise d’asthme chez son fils, qui ne passait pas malgré Ventoline et cortisone. Ma secrétaire lui a donné rendez-vous le lundi suivant. Parce que le jeudi je ne suis pas là, et que le vendredi il ne restait que des créneaux d’urgence.
Bien sûr, mes collègues prennent mes patients en cas de besoin quand je ne suis pas là. Et bien sûr, libérer un créneau d’urgence était justifié sur ce genre de motif. Heureusement, la maman a rappelé le lendemain en insistant, j’ai vu son fils dans la matinée.
Mais mon deuxième effet KissCool préféré, c’est celui-ci. "Essaye de ne pas me déranger trop souvent par téléphone, c’est pas facile de rester concentrée quand j’ai trois coups de fil à la suite pendant une consultation. Pour les messages pas urgents, tu peux me les envoyer par le tchat, je m’en occupe quand je peux, comme ça."
Le lendemain, j’avais un message sur le tchat "Monsieur Mésange appelle, il souhaiterait te parler au sujet de ses résultats de prise de sang, veux-tu le prendre au téléphone?".
Message écrit. Vu cinq bonnes minutes après sa rédaction. Je suis allée au secrétariat constater que oui, Monsieur Mésange était toujours en attente au téléphone. Et expliquer à ma secrétaire qu’en fait je n’étais pas tout le temps devant mon ordinateur. Que parfois j’étais en train d’examiner un patient, et que je ne voyais pas ce qui s’affichait sur le tchat en temps réel. Et que laisser la ligne occupée super longtemps, c’était pas génial. "Oui mais t’as dit que tu ne voulais pas que je te dérange au téléphone".
Le deuxième effet KissCool m’a amené à formuler deux hypothèses.
Hypothèse 1 : je suis trop exigeante. Ce que je lui demande ne fait pas partie de ses missions "normales". C’est vrai que c’est difficile de faire le tri dans les motifs de consultations plus ou moins urgents. C’est vrai que ce n’est pas évident de faire barrage pour ne pas me déranger tout le temps, tout en en me passant les coups de fil importants ou urgents. Mais quand je compare avec ce qui se passe dans d’autres cabinets médicaux, quand je vois quelle aide précieuse une secrétaire efficace peut représenter, quand j’en discute avec mes remplaçants, mon hypothèse 1 tient moyennement bien.
Hypothèse 2. Même si ma secrétaire est gentille et pleine de bonne volonté, elle n’est pas faite pour ce métier. En tout cas pas dans les conditions d’un cabinet médical libéral, où le bon sens, la capacité d’adaptation et une organisation efficace sont des impératifs.
Mais je ne sais pas comment lui dire.
(1 : pour les non médecins, l’INR, c’est un test de laboratoire qui évalue la coagulation du sang. On s’en sert beaucoup pour adapter les traitements anticoagulants. L’objectif est différent selon l’indication du traitement. Avec une valve cardiaque mécanique, il faut que l’INR soit plus haut que pour une arythmie cardiaque, par exemple, parce que sinon il y a un risque de caillot dans le coeur, ce qui n’est pas très bon.)